{"id":214,"date":"2019-07-26T17:16:31","date_gmt":"2019-07-26T15:16:31","guid":{"rendered":"https:\/\/compliancebonatti.com\/compliance\/?p=214"},"modified":"2023-10-16T13:46:33","modified_gmt":"2023-10-16T11:46:33","slug":"como-implantar-un-programa-de-compliance-penal-en-tu-pyme","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/compliancebonatti.com\/compliance\/como-implantar-un-programa-de-compliance-penal-en-tu-pyme\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo implantar un programa de Compliance penal en tu PYME?"},"content":{"rendered":"<h2><strong>1.- CUESTIONES QUE DETERMINAN EL MODELO DE COMPLIANCE EN LAS PYME<\/strong><\/h2>\n<p>Antes de decidirte a implantar un Sistema de Compliance en tu PYME debes tener en cuenta una serie de consideraciones que van a condicionar tu proyecto:<\/p>\n<p>Como ya sabes, las PYME son organizaciones peque\u00f1as y menos estructuradas, que generalmente nacen y crecen a partir de negocios familiares, escisiones de otras organizaciones (en muchas ocasiones fruto de despidos colectivos o cierres empresariales) o proyectos surgidos de la agrupaci\u00f3n de trabajadores aut\u00f3nomos alrededor de un proyecto o una l\u00ednea de negocio.<\/p>\n<p>Este origen diverso y un poco ca\u00f3tico de casi todas las PYME incide a la hora de dise\u00f1ar e implementar compliance en:<\/p>\n<ol>\n<li>Que generalmente hay una gran confusi\u00f3n de funciones en todos los niveles, de modo que resulta dif\u00edcil diferenciar \u00f3rganos de gobierno, alta direcci\u00f3n e incluso mandos intermedios.<\/li>\n<li>Que las mismas personas asumen roles en diversas \u00e1reas funcionales y operativas de la organizaci\u00f3n<\/li>\n<li>Que los procesos de la organizaci\u00f3n son muy cortos, est\u00e1n poco definidos o son inexistentes porque nos encontramos b\u00e1sicamente con un responsable y unos empleados a quienes va dando instrucciones atendiendo a las necesidades.<\/li>\n<li>Que no hay estructura suficiente para crear funciones de compliance internas e independientes<\/li>\n<\/ol>\n<p>La debilidad financiera de la PYME y el incierto entorno de los mercados, todav\u00eda muy afectados por la crisis mundial de 2007 y las consecuencias que tuvo para nuestra econom\u00eda, condiciona gravemente el margen de maniobra de las PYME para acometer procesos de transformaci\u00f3n cultural tan importantes como la implantaci\u00f3n de compliance, dado que sus esfuerzos se siguen centrando en consolidar o mantener su viabilidad empresarial, a\u00fan a costa de abandonar frentes como el de la exigencia legal de auto regulaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n debemos considerar la end\u00e9mica escasez de recursos de las PYME para afrontar este tipo de proyectos y la dificultad que supone tener que emplear expertos altamente cualificados cuando se dispone de pocos recursos econ\u00f3micos. Normalmente se acude a externalizaciones donde, adem\u00e1s, se prima el coste econ\u00f3mico sobre la idoneidad del experto contratado.<\/p>\n<h2><strong><em>2.- EN LAS PYME, MAS QUE NUNCA, COMPLIANCE <\/em><\/strong><strong>\u00a0ES ACTUAR COMO TOCA<\/strong><\/h2>\n<p>La autorregulaci\u00f3n ha venido para quedarse y su impacto sobre empresas y organizaciones no distingue entre grandes, medianas o peque\u00f1as como demuestran las recientes e importantes reformas en materia de privacidad (con la LOPDYGDD\/RGPD) y blanqueo de capitales o el impacto que la responsabilidad penal de la persona jur\u00eddica est\u00e1 teniendo en los Juzgados donde ya como se procesa y se juzga a todo tipo de empresas sin atender a su tama\u00f1o o relevancia en el mercado.<\/p>\n<p>Ya te hemos explicado que en las PYME la organizaci\u00f3n es mucho menor y en consecuencia los riesgos derivados de empleados y socios de negocio tambi\u00e9n se reducen notablemente. Sin embargo, la debilidad de su estructura de gobierno y la confusi\u00f3n de roles y responsabilidades en dicho nivel hacen que el compliance en las PYME tenga una muy intensa relaci\u00f3n con la forma en que se gobiernan, y con su capacidad para mantener est\u00e1ndares de gesti\u00f3n basados en conductas \u00e9ticas y sostenibles por encima de las presiones de mercado.<\/p>\n<p>Dicho de modo m\u00e1s simple, para implantar compliance en PYME todo lo que nos ahorramos en procesos, procedimientos y controles deberemos invertirlo en gobernanza \u00e9tica y en reforzar la resiliencia y asertividad de sus gestores.<\/p>\n<h2><strong>3.- PEQUE\u00d1AS EMPRESAS, GRANDES ASESORES<\/strong><\/h2>\n<p>La conexi\u00f3n entre <em>compliance<sup>1<\/sup>,<\/em>\u00a0 Buen Gobierno y responsabilidad corporativa es evidente: Las organizaciones concretan su responsabilidad corporativa mediante <em>c\u00f3digos \u00e9ticos<\/em> que imponen la necesidad de establecer reglas precisas de gobernanza y el <em>compliance <\/em>deviene una herramienta fundamental para que la <em>alta direcci\u00f3n<\/em> puede asegurar razonablemente que todos los miembros de la organizaci\u00f3n act\u00faan conforme a dichas obligaciones.<\/p>\n<p>Actualmente, adem\u00e1s, los est\u00e1ndares internacionales publicados por ISO (ISO 19600 e ISO 37001)\u00a0 y UNE (UNE 19601 y UNE 19602), han sabido recoger las mejores pr\u00e1cticas internacionales en materia de <em>compliance<\/em> e integrarlas en la estructura de alto nivel ISO<sup>2<\/sup> que es, a su vez, el referente internacional en cuanto al dise\u00f1o de sistemas de gesti\u00f3n en cualquier clase de organizaci\u00f3n con independencia de su origen, finalidad o tama\u00f1o.<\/p>\n<p>La <em>normalizaci\u00f3n de compliance<sup>3<\/sup><\/em> se impone\u00a0 porque adem\u00e1s permite someterse a <em>procesos de evaluaci\u00f3n de la conformidad<\/em> realizados por entidades de certificaci\u00f3n acreditadas.\u00a0 Este factor facilita que las organizaciones puedan demostrar frente a terceros (clientes, proveedores, administraciones, reguladores y socios de negocio) que disponen de un SGC<sup>4<\/sup> eficaz y alineado con los m\u00e1s reconocidos est\u00e1ndares internacionales en la materia.<\/p>\n<p>Las normas ISO\/UNE est\u00e1n pensadas para ayudar a la implementaci\u00f3n de compliance en las PYME y son una herramienta extraordinariamente pr\u00e1ctica para escalar los sistemas de compliance\u00a0 al tama\u00f1o y recursos que efectivamente dispone cada organizaci\u00f3n, si se cuenta para ello con los consultores adecuados.<\/p>\n<p>Err\u00f3neamente, y tambi\u00e9n inducidos por asesores externos mal preparados, muchas PYME encaminan sus pasos a hacia modelos de \u201ccopiar y pegar\u201d que en muchas ocasiones se basan en sistemas de empresas de mayor tama\u00f1o que se pseudo copian o recortan de forma burda y equivocada, llevando a las empresas a una situaci\u00f3n indeseable basada en los llamados \u201cpaper compliance\u201d.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><strong>4.- CLAVES PR\u00c1CTICAS PARA EL DISE\u00d1O DE UN SISTEMA DE GESTI\u00d3N DE <em>COMPLIANCE<\/em><\/strong><\/h2>\n<p><strong>NOTA:<\/strong> Este apartado se complementa con nuestro articulo \u201c\u00bfqu\u00e9 necesitamos para definir un sistema de compliance eficaz?\u201d que te recomendamos leer haciendo click <a href=\"https:\/\/compliancebonatti.com\/compliance\/que-necesitamos-para-definir-un-sistema-de-compliance-eficaz\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00bfqu\u00e9 necesitamos para definir un sistema de compliance eficaz?<\/a><\/p>\n<p>El dise\u00f1o de tu sistema de <em>compliance<\/em> te va a requerir respetar unos procesos comunes a todas las organizaciones, que a su vez en tu PYME mostrar\u00e1n unas caracter\u00edsticas diferenciales sobre las que vale queremos ofrecerte una serie de claves pr\u00e1cticas<\/p>\n<h2><em><u>4.1.-<strong>Due Dilligence<\/strong> para seleccionar profesionales adecuados que te ayuden a implantar tu sistema<\/u><\/em><\/h2>\n<p>Las peque\u00f1as empresas necesit\u00e1is grandes profesionales que os ayuden a implantar sistemas de compliance sencillos, pero a la vez eficaces, que se adapten perfectamente a tu organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>El dise\u00f1o e implantaci\u00f3n de compliance en tu PYME exige el mismo nivel de conocimientos y experiencia que exige otra organizaci\u00f3n de mayor tama\u00f1o, ya que los retos t\u00e9cnicos son muy similares. Por ello te aconsejamos que en el proceso de selecci\u00f3n de tu consultor de compliance:<\/p>\n<ul>\n<li>Le pidas referencias sobre su formaci\u00f3n en la materia, los a\u00f1os de experiencia efectiva que acumula y otros proyectos que haya desarrollado en organizaciones de caracter\u00edsticas similares a la tuya. A partir de sus respuestas, valora su grado de dedicaci\u00f3n real a este tipo de servicios y conf\u00eda en aquellos que te demuestren mayor grado de especializaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Monitoriza su web y RRSS. Hoy en d\u00eda todos los profesionales de este sector mostramos en medios p\u00fablicos nuestra actividad profesional y aunque no es un aspecto determinante para escoger a un consultor, si puede serlo para descartarlo. No conf\u00edes en expertos multiuso y todo terreno que se prediquen como especialistas en compliance a la vez que en otras muchas materias.<\/li>\n<li>Preguntale por su equipo de colaboradores y recursos de trabajo: compliance es una actividad compleja y multidisciplinar poco adecuada para \u201clobos solitarios\u201d y Mc Giver varios.<\/li>\n<li>Eval\u00faa su alcance territorial: las organizaciones se extienden por el territorio nacional y los servicios de compliance lo hacemos con ellas. Servicios muy locales pueden ser \u00fatiles para actividades muy locales, pero no necesariamente para proyectos m\u00e1s extensos.<\/li>\n<li>P\u00eddele una propuesta de proyecto, un presupuesto, Conf\u00eda en firmas solventes y reconocidas en el sector que te demuestren desde el minuto uno que saben qu\u00e9 hacer con tu PYME.<\/li>\n<li>Antes de cerrar el acuerdo, p\u00eddeles las garant\u00edas que te ofrece durante su ejecuci\u00f3n (calidad, reclamaciones, etc), que te aseguren la solvencia econ\u00f3mica y profesional de su firma y el aseguramiento de sus riesgo (p\u00f3lizas de seguro).<\/li>\n<\/ul>\n<h3><em><u>4.2.- Comprender la organizaci\u00f3n y el entorno en que se desenvuelve<\/u><\/em><\/h3>\n<p>Los sistemas de <em>compliance<\/em> deben adaptarse a las caracter\u00edsticas espec\u00edficas de cada organizaci\u00f3n, nuestra primera labor es analizar tu PYME identificando aquellas cuestiones determinantes para un correcto dise\u00f1o del SGC:<\/p>\n<ol>\n<li>La <strong><em>misi\u00f3n, visi\u00f3n y valores<\/em><\/strong> son fundamentales porque llenan de contenido el SGC, pero se hace necesario conocer tambi\u00e9n los valores del sector en que se desenvuelve, as\u00ed como los de proveedores y clientes principales que pueden condicionar el presente y futuro de la compa\u00f1\u00eda. El tono \u00e9tico de una PYME est\u00e1 gravemente influido por el tono \u00e9tico del entorno en que se desenvuelve.<\/li>\n<li>La estructura de una PYME tiene que ver con su organigrama, \u00e1reas en las que opera y complejidad de los procesos y actividades que desarrolla, as\u00ed como las relaciones que mantiene con socios de negocio y entidades dependientes de la organizaci\u00f3n. Pero tambi\u00e9n tiene que ver con todos esos procesos y habito de la organizaci\u00f3n que no est\u00e1n escritos pero se aplican, para bien o para mal, porque \u201cse ha hecho as\u00ed desde siempre\u201d. El papel lo sostiene todo, pero debemos <strong><em>identificar, atender y valorar esa cultura no escrita de la PYME<\/em><\/strong> si queremos que nuestro sistema sea eficaz<\/li>\n<li>En las relaciones que mantenemos con otras partes interesadas<sup>5<\/sup>, pesa muy especialmente aquellos proveedores o clientes estrat\u00e9gicos de los que, en ocasiones, depende la pervivencia de la propia PYME, esta factor tan relevante merece un estudio diferenciado.<\/li>\n<\/ol>\n<p>El resultado de los trabajos de contexto tienen especial incidencia en las PYME a la hora de:<\/p>\n<ol>\n<li>Definir el alcance objetivo del SGC que, m\u00e1s all\u00e1 de los riesgos estrictamente penales, puntualmente incorpora otras obligaciones de gran impacto, como por ejemplo, en los centros escolares el acoso escolar entre los alumnos, o en los centros sanitarios los riesgos de homicidio o lesiones imprudentes.<\/li>\n<li>Evaluar el impacto real que suponen los riesgos de compliance para tu PYME, ya que en multitud de ocasiones este impacto se muestra letal en organizaciones peque\u00f1as.<\/li>\n<li>Comprender la cultura de la PYME y evaluar el grado de dificultad que va a entra\u00f1ar la implantaci\u00f3n de compliance entre los empleados.<\/li>\n<\/ol>\n<p>En las PYME es importante dejar evidencias documentadas de estos trabajos para acreditar en qu\u00e9 nos hemos basado a la hora de dise\u00f1ar el SGC y evaluar sus riesgos. Una de las grandes debilidades de las PYME es que no documentan, o documentan muy inadecuadamente sus proyectos y esta carencia -en compliance- puede ser catastr\u00f3fica.<\/p>\n<p><strong><em>Recomendaci\u00f3n:<\/em><\/strong>\u00a0 Este trabajo generalmente estar\u00e1 liderado por los consultores externos, pero si no se hace evidente la implicaci\u00f3n de los administradores\/directivos el proyecto se ver\u00e1 gravemente afectado en su credibilidad entre los empleados, y muy probablemente no dar\u00e1 el resultado deseado. Por ello, estar presente antes, durante y\/o despu\u00e9s de los trabajos de campo y los empleados deben verte implicado en el proyecto.<\/p>\n<h3><em><u>4.3- Identificar, evaluar y planificar el tratamiento de los riesgos de compliance<\/u><\/em><\/h3>\n<p>El reto que afrontamos en las PYME tiene que ver con el hecho que en muchas ocasiones no disponemos de un mapa de procesos que nos ayude a trabajar esta cuesti\u00f3n, y para eso tenemos a nuestra disposici\u00f3n herramientas tan \u00fatiles como la ISO 31000:2018 que nos ayuda a identificar y evaluar el riesgo incluso en peque\u00f1as organizaciones.<\/p>\n<p><strong><em>Los errores m\u00e1s habituales<\/em><\/strong>\u00a0 se cometen al calcular el <em>riesgo inherente<sup>6<\/sup><\/em>, porque en organizaciones peque\u00f1as frecuentemente no se establecen ni se valoran dimensiones de c\u00e1lculo para la probabilidad o el impacto, dej\u00e1ndolo a la mera arbitrariedad del supuesto especialista que analiza el riesgo. Este tipo de valoraci\u00f3n, sin soporte alguno que permita defender esa evaluaci\u00f3n del riesgo, puede comportar graves problemas en la validaci\u00f3n del sistema de compliance ante un proceso penal.<\/p>\n<h3><em><u>4.4.- Definir pol\u00edticas, procedimientos y controles adecuados<\/u><\/em><\/h3>\n<p>En cuanto a la <strong><em>pol\u00edtica de compliance como documento estrat\u00e9gico<\/em><\/strong>, en las PYME debemos reforzar el esfuerzo de adaptaci\u00f3n al lenguaje y cultura de la organizaci\u00f3n, ya que hablamos de estructuras mas peque\u00f1as e influenciables por factores internos y externos y especialmente por esa <strong><em>cultura\u00a0 no escrita de cada PYME<\/em><\/strong> a la que hemos hecho menci\u00f3n antes <strong><em>que puede acabar condicionando el \u00e9xito de la implantaci\u00f3n del sistema.<\/em><\/strong><\/p>\n<p>En las PYME los procesos, procedimientos y controles se simplifican en relaci\u00f3n con las grandes organizaciones, pero en contrapartida la Alta Direcci\u00f3n recibe mucha mas presi\u00f3n en su toma de decisiones, de modo que <strong><em>una parte importante de los riesgos de compliance en las PYME se mitiga mediante procesos solidos de gobernanza.<\/em><\/strong><\/p>\n<p><strong><em>Recomendaci\u00f3n: <\/em><\/strong>la formaci\u00f3n es un aspecto fundamental para la implantaci\u00f3n del compliance en las PYME y una de las cuestiones donde la experiencia del consultor de compliance es clave. En las peque\u00f1as organizaciones la formaci\u00f3n debe impactar en los empleados, debe moverlos en el sentido pretendido mediante acciones creativas que dinamicen y capten la atenci\u00f3n e inter\u00e9s de los miembros de la organizaci\u00f3n. <strong><em>Despreciar una buena formaci\u00f3n en la PYME es desperdiciar la energ\u00eda m\u00e1s trasformadora que el sistema pone inicialmente en nuestras manos<\/em><\/strong>.<\/p>\n<h3><em><u>4.5.- Crear una funci\u00f3n de compliance adecuada al tama\u00f1o y estructura de la organizaci\u00f3n<\/u><\/em><\/h3>\n<p>En las PYME la Funci\u00f3n de\u00a0 Compliance se ejecutar\u00e1 desde la Alta Direcci\u00f3n, con la ayuda de consultores externos y personal interno no dedicado exclusivamente a compliance.<\/p>\n<p>Entre los cometidos esenciales de la funci\u00f3n de <em>compliance<\/em>, las PYME muestran algunas peculiaridades:<\/p>\n<ol>\n<li>El desarrollo t\u00e9cnico de los procesos habituales de la funci\u00f3n corresponde a los asesores externos legales y a los consultores de compliance.<\/li>\n<li>La formaci\u00f3n y concienciaci\u00f3n devienen procesos clave en el desempe\u00f1o del SGC y exigen una visible implicaci\u00f3n de la Alta Direcci\u00f3n, porque \u00e9sta es un referente esencial para los empleados de las PYME.<\/li>\n<li>La alta direcci\u00f3n y, si existe, el \u00f3rgano de gobierno, se implican mucho m\u00e1s intensamente en el d\u00eda a d\u00eda de la funci\u00f3n de compliance.<\/li>\n<li>la gesti\u00f3n de los canales de denuncia se externaliza de forma mayoritaria por carencia de recursos internos.<\/li>\n<li>La gesti\u00f3n y mantenimiento de las evidencias documentales del sistema de <em>compliance<\/em> acostumbra a comportar mayores dificultades por la escasez de medios disponibles<\/li>\n<li>evaluaci\u00f3n del desempe\u00f1o o monitoreo del sistema de <em>compliance<\/em> es mucho mas limitada y tiende a externalizarse.<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong><em>Recomendaci\u00f3n: <\/em><\/strong>En las PYME estos procesos se simplifican en la medida en que es mas simple la estructura de la organizaci\u00f3n, sin embargo, hay que ser mas cuidadoso en la integraci\u00f3n y coordinaci\u00f3n de todos los profesionales que intervienen, y muy especialmente en el papel que deben desempe\u00f1ar los asesores externos jur\u00eddicos y econ\u00f3micos habituales de la PYME, que ven reforzado su protagonismo con la llegada del compliance a la organizaci\u00f3n y no deben ser, en modo alguno, desaprovechados para el compliance.<\/p>\n<h2><strong>5.- EFICACIA DEL SISTEMA DE COMPLIANCE: LA TRANSFORMACI\u00d3N CULTURAL<\/strong><\/h2>\n<p>El objetivo \u00faltimo de cualquier sistema de <em>compliance<\/em> es pasar de un sistema de gesti\u00f3n basado en el control a un sistema de gesti\u00f3n basado en la integridad de las conductas y significa que\u00a0 debemos buscar una verdadera transformaci\u00f3n cultural de\u00a0 la organizaci\u00f3n,\u00a0 concretada en que cada uno de sus integrantes acabe siendo consciente de los riesgos de <em>compliance<\/em> que gestiona personalmente en su d\u00eda a d\u00eda y asuma que el incumplimiento de sus obligaciones comporta una p\u00e9rdida de valores para toda la organizaci\u00f3n y unas consecuencias que afectan a todos sus integrantes.<\/p>\n<p>Conseguir que la organizaci\u00f3n integre como un valor propio el <em>compliance<\/em> es el objetivo final de todo SGC.<\/p>\n<p><strong><em>La importancia del \u00f3rgano de gobierno en la PYME: <\/em><\/strong>Este cambio cultural es uno de los principales roles del\u00a0 <em>\u00f3rgano de compliance<\/em> ah\u00ed donde la complejidad de la organizaci\u00f3n permite la creaci\u00f3n de este tipo de estructura. Para las PYME -en las que el nivel \u00faltimo del \u00f3rgano de <em>compliance<\/em> coincide con el \u00f3rgano de gobierno- deber\u00e1 ser \u00e9ste quien, con su ejemplo e implicaci\u00f3n, fomente el cambio cultural que toda organizaci\u00f3n necesita para alcanzar la eficacia en <em>compliance<\/em>.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<hr \/>\n<p><sup>1<\/sup> El <a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Comit\u00e9_de_Basilea\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Comit\u00e9 de Basilea<\/a> define compliance como el riesgo de que una organizaci\u00f3n pueda sufrir sanciones, multas, p\u00e9rdidas financieras o p\u00e9rdida de su reputaci\u00f3n como resultado de incumplimientos de las leyes, regulaciones, normas de autorregulaci\u00f3n o c\u00f3digos de conducta que se apliquen a su actividad.<br \/>\n<sup>2<\/sup> High Level Structure (HLS) de ISO\/IEC directives, part 1 http:\/\/www.iso.org\/sites\/directives\/2016\/consolidated\/index.xhtml<br \/>\n<sup>3<\/sup> Es decir los sistemas basados en normas ISO y\/o UNE<br \/>\n<sup>4<\/sup> SGC- Sistema de Gesti\u00f3n de <em>Compliance<\/em><br \/>\n<sup>5<\/sup> stakeholders. Las partes interesadas son cada vez m\u00e1s relevantes en un mundo global interconectado, en que el compromiso de las organizaciones con la ley y con los valores est\u00e1 constantemente sometido a la supervisi\u00f3n de los ciudadanos\/consumidores<br \/>\n<sup>6<\/sup> El riesgo propio de la actividad que afronta una organizaci\u00f3n por el mero hecho de realizar dicha actividad<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>1.- CUESTIONES QUE DETERMINAN EL MODELO DE COMPLIANCE EN LAS PYME Antes de decidirte a implantar un Sistema de Compliance en tu PYME debes tener en cuenta una serie de consideraciones que van a condicionar tu proyecto: Como ya sabes, las PYME son organizaciones peque\u00f1as y menos estructuradas, que generalmente nacen y crecen a partir 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