{"id":736,"date":"2020-06-03T11:13:42","date_gmt":"2020-06-03T09:13:42","guid":{"rendered":"https:\/\/compliancebonatti.com\/compliance\/?p=736"},"modified":"2023-10-10T10:33:29","modified_gmt":"2023-10-10T08:33:29","slug":"politica-medios-tecnologicos-pyme-fundamentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/compliancebonatti.com\/compliance\/politica-medios-tecnologicos-pyme-fundamentos\/","title":{"rendered":"Pol\u00edtica De Medios Tecnol\u00f3gicos En Las Pyme (I)- Fundamentos Pr\u00e1cticos"},"content":{"rendered":"

POL\u00cdTICA DE MEDIOS TECNOL\u00d3GICOS EN LAS PYME – TIEMPOS DE COVID<\/strong><\/h2>\n

Como consecuencia de la pandemia mundial provocada por el COVID 19 la pr\u00e1ctica totalidad de los pa\u00edses del mundo se han visto obligados a determinar pol\u00edticas de confinamiento de su poblaci\u00f3n m\u00e1s o menos rigurosas.<\/p>\n

Paralelamente, la actividad econ\u00f3mica se ha visto obligada a suspender o restringir a su m\u00ednima expresi\u00f3n posible todas las actividades presenciales en los centros de trabajo. A esta \u00faltima medida la hemos llamado, muy eufem\u00edsticamente, \u201cteletrabajo\u201d, aunque creo que es mas acertado hablar de confinamiento empresarial o, como me expresaba hace poco una directora de RRHH, estamos ante una situaci\u00f3n de \u00absecuestro legal\u00bb.<\/p>\n

Muchas han sido las voces expertas y organizaciones que nos han advertido que el teletrabajo en poco se parece a lo que estamos viviendo. En efecto, evolucionar nuestro modelo laboral hacia el teletrabajo exige \u2013 en condiciones normales- un trabajo previo de an\u00e1lisis de la organizaci\u00f3n de, sus metodolog\u00edas de trabajo y su cultura empresarial a fin de asentar unas bases t\u00e9cnicas y organizativas adecuadas, al tiempo que tambi\u00e9n debe seleccionarse y formarse al personal que tomar\u00e1 parte en el proyecto, ya que en ocasiones no todos los puestos ni miembros de la organizaci\u00f3n est\u00e1n en condiciones de asumir un cambio de modelo tan radical.<\/p>\n

En las actuales circunstancias, los m\u00e1s afortunados han reducido el impacto del confinamiento empresarial gracias a sus planes de continuidad mientras que el resto de las organizaciones se han visto obligadas a adoptar medidas provisionales y urgentes seg\u00fan \u00edbamos siendo devorados por la pandemia y sus consecuencias.<\/p>\n

Eso ha ocurrido con las pol\u00edticas que definen el uso de los medios tecnol\u00f3gicos en la Pyme que la organizaci\u00f3n pone a disposici\u00f3n de sus empleados y directivos, que en ocasiones eran incluso inexistentes en el momento de acordarse el confinamiento empresarial.<\/p>\n

Superado este impacto inicial, el proceso de adaptaci\u00f3n de las organizaciones debe evolucionar esas soluciones provisionales y urgentes hacia modelos m\u00e1s estables, que permitan afrontar con garant\u00edas un entorno futuro que dif\u00edcilmente volver\u00e1 a ser como el que hemos dejado atr\u00e1s.<\/p>\n

POL\u00cdTICAS DE MEDIOS TECNOL\u00d3GICOS EN LA PYME – LAS POL\u00cdTICAS BYOD<\/strong><\/h2>\n

Es evidente que el impacto del confinamiento empresarial ha sido mayor en las PYME, b\u00e1sicamente por su end\u00e9mica falta de recursos humanos y materiales para afrontar procesos de innovaci\u00f3n y por el componente extraordinariamente presencial que presentan este tipo de organizaciones en muchos sectores.<\/p>\n

La Transformaci\u00f3n Digital en la PYME ya era un tema de debate recurrente antes de la pandemia, aunque la realidad de nuestras PYME (salvaguardando ciertos sectores de innovaci\u00f3n) estaba en general muy alejada de alcanzar un nivel m\u00ednimo aceptable, ya que la tecnolog\u00eda se mostraba todav\u00eda muy supeditada a un sistema de gesti\u00f3n presencialista y poco planificado.<\/p>\n

Otro aspecto a destacar en las PYME es que sus modelos de gesti\u00f3n tecnol\u00f3gica recurren frecuentemente a herramientas que son propiedad del trabajador o directivo, los llamados sistemas BYOD- Bring Your Own Device, que en ocasiones estaban bien planificados y regulados internamente y en ocasiones se impon\u00edan en la practica con un escaso an\u00e1lisis de riesgos o sin pol\u00edticas de uso bien definidas. En este ultimo caso, el confinamiento empresarial a incrementado los riesgos de una mala planificaci\u00f3n y control del uso de este tipo de dispositivos.<\/p>\n

Estamos arrancando una nueva fase de la pandemia, que identificamos con la palabra \u00abdesescalada\u00bb. y que nos debe llevar a lo que nuestras autoridades identifican como \u00abnueva normalidad\u00bb termino que viene a reconocer que no sabemos a ciencia cierta lo que realmente nos depara el futuro inmediato. Esta nueva fase hace necesario crear o reforzar nuestras pol\u00edticas de uso de medios tecnol\u00f3gicos, adapt\u00e1ndolas a la situaci\u00f3n que estamos viviendo y evolucion\u00e1ndolas hacia un modelo mas eficaz y flexible, porque de ella dependen cuestiones tan importantes como la ciberseguridad de nuestra organizaci\u00f3n o la privacidad de nuestros clientes.<\/p>\n

Para ello, las PYME deben mostrarse especialmente atentas a un adecuado dise\u00f1o e implantaci\u00f3n de una pol\u00edtica de uso de medios tecnol\u00f3gicos, ya que \u00e9sta se ha convertido irreversiblemente en una de las herramientas esenciales de gesti\u00f3n de las organizaciones en el nuevo paradigma causado por el COVID19.<\/p>\n

Para desarrollar correctamente esta pol\u00edtica deberemos tener en cuenta tres cuestiones clave:<\/p>\n

– C\u00f3mo vamos a implantar la pol\u00edtica
\n– C\u00f3mo vamos a regular los medios de control que se establezcan en la pol\u00edtica
\n– Qu\u00e9 contenidos debemos tener en cuenta a la hora de elaborar una pol\u00edtica en la PYME<\/p>\n

POL\u00cdTICAS DE MEDIOS TECNOL\u00d3GICO EN LA PYME – FUNDAMENTOS LEGALES<\/strong><\/h2>\n

Las pol\u00edticas de medios tecnol\u00f3gicos siempre suponen un riesgo de vulneraci\u00f3n de las expectativas de privacidad de los integrantes de la organizaci\u00f3n y por ello deben elaborarse, implantarse y ejecutarse observando una serie de requisitos que aseguren claridad en cuanto a esas expectativas de privacidad, limit\u00e1ndola razonablemente atendiendo al entorno empresarial en que se desarrollan.<\/p>\n

En conjunto, es recomendable atender como m\u00ednimo a los siguientes criterios:<\/p>\n

1. La empresa est\u00e1 legitimada para establecer medidas de vigilancia y control que deber\u00e1n ser previas a cualquier acci\u00f3n de intervenci\u00f3n o control por la empresa y conocidas por los trabajadores.<\/p>\n

2. Las reglas de uso y medidas de control empresarial pueden referirse a cualquier medio tecnol\u00f3gico utilizado por el trabajador y se adaptar\u00e1n a las caracter\u00edsticas y finalidad de las herramientas inform\u00e1ticas que se dispongan. En las PYME es frecuente que las herramientas inform\u00e1ticas se aporten por el trabajador resultando por ello recomendable que nuestra pol\u00edtica contemple tambi\u00e9n el establecimiento de reglas y controles BYOD (Bring Your Own Device)<\/p>\n

3. Estas pol\u00edticas son relevantes si est\u00e1n efectivamente implementadas y son respetadas tambi\u00e9n por la empresa. Es necesario que la empresa cumpla y haga cumplir las reglas de uso de los dispositivos electr\u00f3nicos para que el trabajador no se genere una expectativa de privacidad.<\/p>\n

4. Las pol\u00edticas deben estar comunicadas. Existen diversos mecanismos que permiten una comunicaci\u00f3n eficaz de las pol\u00edticas, bien a trav\u00e9s del contrato de trabajo, mediante acuerdos colectivos con los representantes de los trabajadores o mediante acciones de formaci\u00f3n o de comunicaci\u00f3n interna colectivas o individualizadas como son la intranet corporativa o los correos y comunicaciones personalizadas.<\/p>\n

5. Los miembros de la organizaci\u00f3n deben recibir formaci\u00f3n suficiente orientada tanto al uso t\u00e9cnico de las herramientas inform\u00e1ticas puestas a su alcance como a la correcta aplicaci\u00f3n de la pol\u00edtica de medios tecnol\u00f3gicos.<\/p>\n

6. La pol\u00edtica debe establecer los fundamentos y garant\u00edas frente a los medios de control y su aplicaci\u00f3n por el empresario, estableciendo procedimientos de investigaci\u00f3n con garant\u00edas y mecanismos de recurso frente a las decisiones adoptadas.<\/p>\n

REGLAS ESPECIFICAS PARA REGULAR LOS MEDIOS DE CONTROL<\/strong><\/h2>\n

Es muy importante tener en cuenta que el derecho a la intimidad de las personas, comprendido como la capacidad para conservar una parte de nuestra vida a salvaguarda del conocimiento ajeno es un derecho que se extiende al \u00e1mbito laboral, donde las relaciones personales y actuaciones individuales tambi\u00e9n constituyen manifestaciones propias de la vida privada.<\/p>\n

Tambi\u00e9n debemos tener en cuenta que la privacidad protege la libertad en el proceso de comunicaci\u00f3n y no s\u00f3lo el contenido de la comunicaci\u00f3n, de modo que en este \u00e1mbito es recomendable ofrecer tratamientos diferenciados al flujo de las comunicaciones y al contenido de las mismas.<\/p>\n

Por est\u00e1 raz\u00f3n, nuestra pol\u00edtica de uso de medios tecnol\u00f3gicos<\/a> debe ser especialmente cuidadosa en las cuestiones relacionadas con los medios de control que se imponen sobre los integrantes de la organizaci\u00f3n y con la aplicaci\u00f3n de procedimientos de investigaci\u00f3n que tengan como objetivo identificar posibles incumplimientos.<\/p>\n

Se debe observar las siguientes reglas:<\/p>\n

1. Las medidas de control sirven tanto para vigilar el uso de las herramientas inform\u00e1ticas conforme al fin laboral pretendido como para impedir que se destine a fines distintos o se incurra en usos inapropiados o delictivos.<\/p>\n

2. A establecer y aplicar medidas de control es necesario aplicar un juicio de proporcionalidad que nos permita justificar que la medida adoptada<\/p>\n

2.1. Es id\u00f3nea para alcanzar el fin pretendido
\n2.2. Es necesaria, porque no hemos identificado otra medida menos intrusiva
\n2.3. Es proporcional, porque el fin colectivo pretendido es superior al bien individual que ponemos en riesgo.
\n2.4. Est\u00e1 justificada su aplicaci\u00f3n en base a motivos leg\u00edtimos, descartando la arbitrariedad o una aplicaci\u00f3n masiva o prospectiva.<\/p>\n

3. Debemos comprender las consecuencias que entra\u00f1a la medida para la privacidad de los empleados y establecer garant\u00edas sobre el modo en que la empresa puede utilizar los resultados de la medida de vigilancia o control.<\/p>\n

4. Debemos asegurarnos que los empleados disponen de acceso a un \u00f3rgano judicial competente para pronunciarse sobre el cumplimiento de la pol\u00edtica o sobre la legalidad de las medidas adoptadas por la organizaci\u00f3n.<\/p>\n

5. Espec\u00edficamente los procedimientos de investigaci\u00f3n sobre las herramientas tecnol\u00f3gicas deben asegurar que:<\/p>\n

5.1. Se recurre a empresas o profesionales suficientemente capacitados en an\u00e1lisis forense.
\n5.2. Se ofrecen garant\u00edas de transparencia en el proceso, por ejemplo, a trav\u00e9s del uso de fedatarios p\u00fablicos.
\n5.3. Se salvaguardan los derechos laborales cumpliendo en todo momento la legislaci\u00f3n laboral aplicable, tanto a trav\u00e9s de la notificaci\u00f3n de los diversos actos de investigaci\u00f3n como con la asistencia a los mismos de los representantes de los trabajadores u otros empleados que act\u00faan como testigos.
\n5.4. Se asegura el acceso del empleado a las mismas fuentes de prueba en igualdad de condiciones que la empresa.
\n5.5. Se diferencia en todo momento el objeto de la investigaci\u00f3n del resto de contenidos que puedan existir en los dispositivos objeto de an\u00e1lisis recurriendo a herramientas de b\u00fasqueda selectiva u otros mecanismos que permitan evitar razonablemente la invasi\u00f3n de espacios de intimidad incluso en el supuesto de que el trabajador los hubiera creado contraviniendo las instrucciones de la empresa.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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