Estándar de calidad del Experto Externo acreditado

Calidad Experto Externo acreditado ENAC Bonatti

 LA CALIDAD DEL EXPERTO EXTERNO ACREDITADO

Un sistema de gestión de la calidad

La Norma ISO 17020 establece un estándar de calidad para el Experto Externo acreditado y ofrece dos vías alternativas para el diseño, implementación y mejora continua del sistema de gestión de la Entidad de Certificación:

1- Demostrar que mantiene un sistema de gestión de la calidad eficaz conforme a la norma ISO 9001 (por ejemplo, a través de su evaluación de la conformidad por tercero independiente)

2- Cumplir con los requisitos específicos de la Norma ISO 17020, documentando en esencia que dispone de:

2.1.- Un sistema documentado en un manual, políticas o procedimientos

2.2.- Un control documental

2.3.- Un control de registros

2.4.- Procesos de revisión por la dirección de la EI

2.5.- Un sistema de auditoría interna

2.6.- Procesos y procedimientos para ejecutar las acciones correctivas y preventivas necesarias

2.7.- Un procedimiento de quejas y apelaciones

Registros documentales del sistema de inspección

El organismo de inspección debería disponer, como mínimo, los siguientes documentos:

  • Un manual de métodos y procedimientos de inspección y emisión del informe de experto externo, con una guía técnica para ayudar al desempeño de los equipos auditores y con los modelos documentales de registros y actas destinados a recoger y documentar las evidencias de auditoria, las comunicaciones, informes y conclusiones del equipo auditor
  • Un manual que documente el sistema de gestión del organismo de inspección que recoja, como mínimo, el resto de las cuestiones indicadas en este articulo: imparcialidad, independencia, confidencialidad, estructura y recursos.
  • Un control de calidad y mejora continua que contemple, como mínimo, el control de documentos y registros, la atención de reclamaciones, y el establecimiento de acciones correctivas y de mejora.

Manual de métodos y procedimientos de inspección

El organismo de inspección debería documentar en un manual de métodos y procedimientos de inspección y emisión del informe de experto externo aquellos métodos que considere óptimos para proceder al encargo encomendado por el sujeto obligado.

Dicho manual, que tiene como objetivo emitir un informe de evaluación del sistema de PBC-FT del sujeto obligado conforme a la ORDEN EHA/2444/2007.

El CEA-ENAC-25 describe tanto en su apartado 7 como en su anexo 1 un conjunto detallado de especificaciones relacionadas con los requisitos que deberían contemplarse en dicho manual que se refieren fundamentalmente a:

  • Criterios de planificación de las inspecciones
  • Criterios sobre las técnicas de muestreo, pruebas sustantivas, inspección y documentación de los registros de inspección a emplear atendiendo al sujeto obligado y alcance del encargo de auditoria.
  • Instrucciones, normas, procedimientos escritos, hojas de trabajo, listas de verificación – debidamente actualizados- que deben utilizar los equipos de auditoria durante el procedimiento de inspección en el sujeto obligado.
  • Criterios para el tratamiento de los ítems de inspección y las muestras obtenidas.
  • Modelos y criterios para emitir el informe de experto externo, a la vista de los trabajos realizados
  • Un proceso documentado para recibir y atender las quejas y reclamaciones del sujeto obligado relativas al procedimiento de inspección y su informe final.

Este conjunto tan detallada de requisitos y especificaciones se convierten en uno de los elementos mas importantes que van a permitir a las Entidades de Inspección acreditadas diferenciarse en el mercado y destacar en los procesos de Diligencia debida de los sujetos obligados a la hora de seleccionar a un experto externo en PBC-FT.

Método de cálculo de los tiempos de auditoria

El organismo de inspección debe tener procedimientos documentados para determinar el número de días necesarios para planificar y realizar una evaluación completa y eficaz sobre los procedimientos y órganos de control interno y comunicación establecidos para prevenir el blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, debiendo registrar los días empleados en la evaluación y su justificación.

Este mecanismo garantiza que no se van a producir ofertas “a la baja” por parte de las Entidades de Inspección acreditadas, ya que el éxito de la acreditación va a depender de un computo prudente del tiempo necesario para desempeñar el trabajo y de la justificación documental de que efectivamente ese ha sido el tiempo empleado, y no otro superior que vaya en detrimento de la calidad del trabajo.

Al determinar el número de días del personal de evaluación, la entidad examinadora debe considerar, entre otros, los siguientes aspectos: ​

  1. a) los requisitos aplicables en cada situación​
  2. b) la complejidad del cliente y de su organización (tamaño y número de sitios, su ubicación geográfica, etc.);​
  3. c) el contexto tecnológico y reglamentario; ​
  4. d) los resultados de las evaluaciones previas en su caso;​
  5. e) los riesgos asociados a los procesos o a las actividades del cliente;​

El organismo de inspección debe garantizar los plazos de emisión de informe.

Garantias de solvencia y responsabilidad profesional

El contrato deberá contemplar las garantías que ofrece el organismo de inspección frente a los errores y deficiencias del trabajo encomendado que conlleven consecuencias sancionadoras o daños económicos para el sujeto obligado. Las cláusulas se hacen extensivas a responsabilidades por incidentes relacionados con falta de autonomía, independencia o confidencialidad.

Es recomendable exigir la especificación de los seguros de responsabilidad civil y profesional que amparan la actividad del organismo de inspección, así como su renovación y vigencia a lo largo del encargo.

Es razonable a su vez que se contemplen cláusulas de delimitación de responsabilidad del organismo de inspección cuando estos incidentes deriven de negligencia, falta de colaboración o inadecuada colaboración por parte del sujeto obligado o sus empleados.

Procedimientos de quejas y reclamaciones

Se deben recoger en el contrato los procedimientos de queja y reclamación que el organismo de inspección pone a disposición del sujeto obligado.

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